POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

1. Generalidades

NIT: 811007634-3 – SISTEMAS SENTRY S.A.S

Dirección: Cra. 63C # 42A–05, Medellín, Antioquia

PBX: (604) 322 78 59 Ext. 2110

Teléfono: 3137324847

Página web: www.sistemasentry.com.co

2. Glosario

El objetivo de este glosario es contar con una definición de los principales términos presentes en la Ley 1581 de 2012, su Decreto 1377 de 2013 y/o en las presentes políticas, puntualizando de forma clara su significado.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de datos

Conjunto o colección de información organizada de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para estos efectos se entiende como Responsable del Tratamiento SISTEMAS SENTRY S.A.S.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier actividad sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable mediante la cual se informa la existencia de las políticas de Tratamiento de información.

Dato público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible (p. ej., estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público, registros y documentos públicos).

Dato semiprivado

Datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a un sector o a la sociedad en general.

Dato privado

Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles

Datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).

3. Objetivos de las políticas de Tratamiento de datos personales

En este documento se indican los lineamientos legales bajo los cuales SISTEMAS SENTRY S.A.S realiza el Tratamiento de datos personales, las finalidades, los derechos de los titulares y los procedimientos para ejercerlos ante SISTEMAS SENTRY S.A.S.

4. Ámbito de aplicación

La política cobija los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos susceptibles de Tratamiento, en virtud de relaciones de servicios, contractuales, comerciales y laborales sostenidas o que se hayan sostenido con SISTEMAS SENTRY S.A.S. Esta política es de obligatorio cumplimiento para la empresa.

4.1. Casos en que no es necesaria la autorización

Información requerida por entidad pública o por orden judicial.
Tratamiento de datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Información para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por ley.
Datos relacionados con el Registro Civil.
Otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos.

4.2. Revocatoria de la autorización o supresión de la información

Los titulares (clientes, proveedores, accionistas, acreedores, deudores, empleados, contratistas y terceros) podrán revocar el consentimiento en cualquier momento escribiendo a info@sistemasentry.com.co.

Si vencido el término legal SISTEMAS SENTRY S.A.S no elimina los datos personales, el titular podrá solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la revocatoria y/o supresión (art. 22 Ley 1581 de 2012).

No habrá supresión total o parcial ni revocatoria mientras exista una relación de servicio, contractual o laboral vigente con SISTEMAS SENTRY S.A.S.

4.3. Autorización para el Tratamiento de datos sensibles

El Tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo las excepciones legales. Cuando proceda, SISTEMAS SENTRY S.A.S deberá:

Informar que por tratarse de datos sensibles no es obligatorio autorizarlos.
Indicar explícita y previamente cuáles datos son sensibles, su finalidad y obtener consentimiento expreso.

SISTEMAS SENTRY S.A.S no condicionará actividades a suministrar datos sensibles.

5. Derechos de los titulares

5.1. Personas facultadas para ejercer los derechos

El titular, acreditando su identidad.
Sus causahabientes.
Representante y/o apoderado del titular.
Estipulación a favor de otro o para otro.
En caso de menores de edad, sus representantes autorizados.

5.2. Relación de derechos

Conocer, actualizar y rectificar datos ante SISTEMAS SENTRY S.A.S.
Solicitar prueba de la autorización cuando aplique.
Ser informado del uso dado a sus datos.
Presentar quejas ante la autoridad de vigilancia (tras agotar trámite ante la empresa).
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no se respeten principios y garantías.
Consultar de forma gratuita sus datos personales ante el área designada.

5.3. Consultas, reclamos y peticiones

Consultas

Las consultas podrán realizarse por teléfono o presencialmente y serán atendidas en un máximo de 10 días hábiles; de no ser posible, se informará y se responderá dentro de los 5 días hábiles siguientes.

Reclamos

Presentación: Por correo a info@sistemasentry.com.co con identificación del titular y soportes. Si está incompleto, se requerirá subsanar en 5 días; si en 2 meses no se subsana, se entenderá desistido. Si la empresa no es competente, trasladará en 2 días e informará al titular.
Acuse: Se dará respuesta oportuna al fondo del reclamo.
Término: Máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a la recepción; si no es posible, se informarán motivos y nueva fecha (hasta por 8 días hábiles más).

Peticiones: La empresa rectificará o actualizará la información incompleta o inexacta a solicitud del titular (enviada a info@sistemasentry.com.co) con la documentación de soporte. La supresión procederá cuando no exista mandato legal o contractual que impida cesar el Tratamiento.

5.4. Áreas designadas para atención

El área de Administración atenderá peticiones, consultas o reclamos a través del correo info@sistemasentry.com.co o mediante derecho de petición radicado en la dirección indicada en estas políticas.

6. Deberes

6.1. Deberes de la empresa como Responsable del Tratamiento

Garantizar el ejercicio del hábeas data.
Solicitar y conservar copia de autorizaciones.
Informar finalidades y derechos asociados.
Conservar la información con seguridad para evitar adulteración, pérdida, acceso o uso no autorizado.
Entregar información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible al Encargado.
Actualizar y rectificar la información cuando aplique.
Exigir al Encargado respeto por seguridad y privacidad.
Tramitar consultas y reclamos en términos legales.
Informar a titulares el uso de sus datos cuando lo soliciten.
Reportar violaciones a códigos de seguridad a la autoridad.
Cumplir instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Tratamiento y datos recolectados

7.1. Tratamiento y tipos de datos

El Tratamiento se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos, alineado con el objeto social de SISTEMAS SENTRY S.A.S. Podrán solicitarse, entre otros, datos de identificación y contacto de clientes, proveedores, accionistas, acreedores, deudores, contratistas y terceros; y, respecto de empleados, datos laborales y de seguridad social.

Datos de navegación: Se usan cookies propias y de terceros para estadísticas y mejora de servicios, conforme a la normatividad vigente y esta política.

7.2. Recolección de datos sensibles – Datos biométricos

En instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S existen cámaras de seguridad. También se recolectan huellas dactilares para control de ingreso y salida, estadísticas y calidad. El acceso a estos datos está restringido a personal autorizado del área de Servicio al Cliente. La autorización para Tratamiento de datos sensibles es facultativa conforme a la ley.

Se aplicarán las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, salvo cuando:

El titular haya dado autorización explícita.
Sea necesario para salvaguardar interés vital del titular incapacitado.
Sea efectuado por organizaciones sin ánimo de lucro en el marco de sus fines y miembros.
Sea necesario para reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial.
Tenga finalidad histórica, estadística o científica, adoptando medidas de disociación.

8. Datos personales de niños, niñas y adolescentes

8.1. Requisitos especiales

El Tratamiento está prohibido salvo datos públicos y cuando se cumplan los parámetros legales: interés superior del menor, respeto de derechos fundamentales y valoración de su opinión según madurez. La autorización corresponde a su representante legal.

9. Finalidades del Tratamiento

Las finalidades incluyen, entre otras: ejecución de compras, ventas y servicios; registro y almacenamiento en bases de datos; comunicaciones comerciales; servicio al cliente y mercadeo; gestión de proveedores, acreedores y deudores; gestión laboral; atención de requerimientos judiciales/administrativos; seguridad (video y biometría); estudios, estadísticas y encuestas; control y prevención de fraude; envío de información comercial y actualización de datos; transmisión de datos a terceros contratados; cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias. (Ver listado detallado en el documento original.)

10. Herramientas y medidas de seguridad para la protección de datos

10.1. Medidas tecnológicas

Garantía de autenticidad, confidencialidad e integridad.
Medidas técnicas para protección de bases de datos y control de accesos.
Controles periódicos de cumplimiento legal.
Almacenamiento restringido a responsables y encargados.
Deber de reporte de incidentes por parte de empleados, proveedores y contratistas.
Formación y capacitación en protección de datos.

10.2. Manual interno de políticas y procedimientos

Responsable: Área de Servicio al Cliente coordina el cumplimiento de la política. Encargados: Proveedores, empleados y contratistas que realicen Tratamiento bajo instrucciones del Responsable. Se verificará periódicamente el cumplimiento y se aplicarán los principios de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos.

11. Modificaciones a la política

Los cambios sustanciales (identificación del Responsable o finalidad del Tratamiento) serán informados a los titulares antes o al momento de implementar las nuevas políticas.

12. Vigencia

12.1. Fecha de entrada en vigor

La presente actualización rige a partir del 01/07/2021.