POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
1.GENERALIDADES
NIT: 811007634-3 SISTEMAS SENTRY S.A.S
CRA. 63c # 42ª-05
Medellín Antioquia
PBX: (574) 322 78-59 Ext:2110
TEL: 3137324847
Email: info@sistemasentry.com.co
Página web: (www.sistemasentry.com.co)
2. GLOSARIO
El objetivo de este glosario es contar con una definición de los principales términos presentes en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 del año 2013, y/o en las presentes políticas, puntualizando de forma muy clara el significado de ellos:
AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
BASE DE DATOS: Es el conjunto o colección de información organizada de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que actuando por ella misma o juntamente con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos del presente documento se entiende como responsable del Tratamiento SISTEMAS SENTRY S.A.S.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier actividad, operación o conjunto de trabajos realizados sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATO SEMIPRIVADO: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar ni solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
DATO PRIVADO: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
3. OBJETIVOS DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.
En este manual o documento de políticas de tratamiento de datos personales
encontrarán los lineamientos legales bajo los cuales SISTEMAS SENTRY S.A.S realiza el tratamiento de sus datos e información personal, las finalidades, sus derechos, así como los procedimientos establecidos para el ejercicio de tales derechos ante SISTEMAS
SENTRY S.A.S.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La política de tratamiento establecida en el presente manual o documento cobijará los datos personales, información y archivos registrados en las Bases de Datos, susceptibles de tratamiento, en virtud de las relaciones de servicios, contractuales, comerciales y laborales sostenidas o que se hayan sostenido entre estos SISTEMAS SENTRY S.A.S con el fin de gestionar dichas relaciones de servicio, laborales o contractuales, entre otros fines descritos en estas políticas de tratamiento.
Esta política es de obligatorio cumplimiento para SISTEMAS SENTRY S.A.S.
4.1. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:
• Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Tratamiento de Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
• Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios.
4.2. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN O SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN:
LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS podrán revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, para ello SISTEMAS SENTRY S.A.S pondrá a disposición de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS el correo electrónico: info@sistemasentry.com.co
Si vencido el término legal respectivo, SISTEMAS SENTRY S.A.S no hubiera eliminado los datos personales, LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS tendrán derecho a solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que se ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el
procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
A pesar de lo anterior y de acuerdo con la declaración efectuada por LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS en el formato de consentimiento informado de SISTEMAS SENTRY S.A.S no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados SISTEMAS SENTRY S.A.S ni a la revocación de la autorización contenida en dicho documento mientras exista una relación de servicio, contractual o laboral entre LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S.
4.3. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS DE LA EMPRESA:
El Tratamiento de los datos sensibles de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes
obligaciones:
1. Informar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS que por tratarse de datos sensibles no están obligados a autorizar su Tratamiento.
2. Informar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
SISTEMAS SENTRY S.A.S no podrá condicionarse ninguna actividad al hecho de suministren datos personales sensibles.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
5.1. PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS:
Los derechos de los Titulares de la información, podrán ejercerse por las siguientes personas:
• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• En caso de niños, niñas y adolescentes, por las personas que estén autorizadas
para representarlos
5.2. RELACIÓN DE DERECHOS DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS DE LA EMPRESA:
Sin perjuicio de lo establecido en la ley, LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS contarán con los siguientes derechos:
• LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS como titulares de la información podrán conocer o acceder a los datos personales que estén bajo el control de SISTEMAS SENTRY S.A.S cuando actúe como responsable de la información, y ejercer sus derechos sobre los mismos, tales como, actualización o
rectificación de los datos contenidos en las bases de datos, de tal manera que satisfaga los propósitos del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a SISTEMAS SENTRY S.A.S cuando dicha autorización sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por SISTEMAS SENTRY S.A.S previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Podrán acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas por violación de las normas sobre tratamiento de datos personales. LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS deben tener en cuenta que sólo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SISTEMAS SENTRY S.A.S.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, sin que dichas quejas, reclamos o infracciones sean puestos al público
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS como titulares podrán consultar de forma gratuita sus datos personales, acudiendo sin limitación alguna ante la persona o área designada por SISTEMAS SENTRY S.A.S para asumir ficha función.
5.3 CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES:
• CONSULTAS: LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS o sus causahabientes podrán consultar la información personal de éstos, que repose en SISTEMAS SENTRY S.A.S la cual podrá realizarse vía telefónica o vía presencial, acogiéndose en todo caso a los términos otorgados por la Ley 1581 de 2012 para ser atendida dicha consulta, esto es, diez (10) días hábiles, término en el que si no es posible dar respuesta, se le deberá comunicar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S su causahabiente o persona autorizada, dando respuesta en todo caso dentro de los cinco (5) días hábiles adicionales.
• RECLAMOS: LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS como Titulares de la información, sus causahabientes o demás personas autorizadas, cuando consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SISTEMAS SENTRY S.A.S cuando actúe como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SISTEMAS SENTRY S.A.S mediante el correo electrónico info@sistemasentry.com.co , con la identificación de los datos del titular y se acompañará de los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular para ue subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes, pero si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el interesado no subsana las deficiencias, se entenderá que desiste del reclamo. En caso de que SISTEMAS SENTRY S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al titular en un término máximo de dos (2) días hábiles.
b. SISTEMAS SENTRY S.A.S dará respuesta oportuna al titular atendiendo de fondo el reclamo de éste último dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del correo electrónico contentivo del reclamo.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo por parte del titular, si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término PETICIONES: SISTEMAS SENTRY S.A.S rectificará y actualizará, a policitud de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el interesado allegará la solicitud al correo electrónico info@sistemasentry.com.co
• y aportará la documentación que soporte su petición.
Cuando la solicitud sea para suprimir Datos Personales, ésta será atendida siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a SISTEMAS SENTRY S.A.S para continuar con el Tratamiento directamente.
5.4 ÁREAS DESIGNADAS PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS:
LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S sus causahabientes o demás personas autorizadas, cuando consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ejercer sus derechos y presentar un reclamo ante SISTEMAS SENTRY S.A.S a través del área de Administración, mediante el correo electrónico info@sistemasentry.com.co. , o derecho de petición radicado en la dirección que aparece en las presentes políticas de privacidad. 6. DEBERES 6.1. DEBERES DE LA PRESA CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Cuando SISTEMAS SENTRY S.A.S actúe como responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar en el archivo virtual de SISTEMAS SENTRY S.A.S copia de la respectiva autorización otorgada por LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS
c) Informar debidamente a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adul ración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento (de existir) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, de existir.
h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento (de existir), el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
j) Informar a solicitud de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS sobre el uso dado a sus datos.
k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. TRATAMIENTO Y DATOS RECOLECTADOS
7.1 TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y DATOS RECOLECTADOS:
El tratamiento para los datos personales de todos LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS estará enmarcado en lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, teniendo en cuenta el desarrollo de la visión y misión de SISTEMAS SENTRY S.A.S como sociedad dedicada Actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas los fatos que a continuación se enuncian son meramente enunciativos y no taxativos: En cuanto a CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, CONTRATISTAS Y TERCEROS, la sociedad SISTEMAS SENTRY S.A.S les podrá solicitar datos tales como nombre completo, apellidos, o razón social, número del documento de identidad, domicilio, cargo, constancia de pago de aportes al sistema de seguridad social, certificados bancarios, dirección, teléfonos, correo electrónico, número de cuenta bancaria, RUT, tipo de cuenta y banco.
En cuanto a los EMPLEADOS, SISTEMAS SENTRY S.A.S les solicitará datos tales como nombre completo, hoja de vida, edad, fecha de nacimiento, número de cédula de ciudadanía, domicilio, direcciones de ubicación, números telefónicos, correos electrónicos, grado de escolaridad, número de cuenta bancaria, nombre de las entidades de la seguridad social a las cuales se encuentra afiliado, certificados laborales, certificado de afiliaciones al sistema de seguridad social, certificado de ARL.
Datos de Navegación en la red: En nuestros portales web se utilizan cookies propias y de terceros con la finalidad elaborar información estadística, así como para mejorar los servicios ofrecidos al usuario entregándole información conforme con sus preferencias, tras determinar grupos de interés con base en el análisis de sus hábitos de navegación.
Esto permite personalizar el contenido y mejorar la experiencia del cliente en su relacionamiento con la compañía. Los datos que sean recolectados a través de las cookies serán tratados conforme con la normatividad vigente y la presente Política de Privacidad.
7.2 RECOLECCIÓN DE DATOS SENSIBLES – DATOS BIOMÉTRICOS
En las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S existen cámaras de seguridad o de video vigilancia con el propósito de velar por la seguridad de la empresa, de sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, deudores, acreedores, terceros, por lo que, cuando los titulares se encuentren dentro de las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S podrán estar permanentemente grabados advirtiendo que dichas cámaras de seguridad no están o estarán instaladas en lugares que afecten la privacidad y la dignidad humana de los titulares.
Adicionalmente se recolectarán datos biométricos como huellas dactilares, para el ingreso y salida de las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S atendiendo a las necesidades de llevar controles de ingreso y salida por parte de los empleados, contratistas, proveedores, y terceros, temas relacionados con estadísticas y el departamento de calidad. Además, en relación con los empleados podrá utilizarse dicha información para el control de horas extras laboradas, pago de recargos salariales.
Las grabaciones y las huellas dactilares sólo podrán ser consultadas por personal Autorizado directamente por el área de Servicio al cliente En todo caso SISTEMAS SENTRY S.A.S atenderá los requerimientos que realice el Titular de los datos biométricos sobre el tratamiento que se le están dando a los mismos.
Se aclara que es carácter facultativo del titular autorizar el tratamiento de datos personales de carácter sensible, en este caso biométricos, así como lo establece la legislación colombiana.
SISTEMAS SENTRY S.A.S aplicará las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su Autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los Datos Personales no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
8. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
8.1 REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) valorar de la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante de los niños, niñas o adolescentes podrá otorgar la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
9. FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA Y TRATADA POR LA EMPRESA
i. Facilitar la ejecución de las labores de compra, venta y/o servicios contratados.
ii. Registro, uso y almacenamiento en bases de datos de SISTEMAS SENTRY S.A.S.
iii. Envío de información en relación con la compra, venta y/o servicios contratados.
iv. Cualquier tipo de comunicación encaminada al fortalecimiento de las relaciones con sus clientes.
v. La evaluación del servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados.
vi. La ejecución de labores de servicio al cliente y mercadeo.
vii. La ejecución de las relaciones contractuales con proveedores.
viii. La verificación de saldos con acreedores.
ix. La verificación de obligaciones pendientes de sus deudores.
x. Registro de información de clientes, proveedores y contratistas.
xi. La ejecución de contratos laborales cesados, actuales o futuros.
xii. El registro de información de los empleados y contratistas que prestan servicios a SISTEMAS SENTRY S.A.S o sus familiares.
xiii. La realización de procesos de selección de personal.
xiv. El suministro de información relacionada con los derechos de los accionistas de SISTEMAS SENTRY S.A.S.
xv. La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de órdenes judiciales y/o legales.
xvi. Para contactar a personas naturales con quien SISTEMAS SENTRY S.A.S tenga o haya tenido relación tales como trabajadores y sus familiares, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores de conformidad con las finalidades establecidas en este documento.
xvii. En general para las actividades de SISTEMAS SENTRY S.A.S en desarrollo de su objeto social.
viii. Cuando SISTEMAS SENTRY S.A.S actúe en calidad de empleador, podrá suministrar sus datos personales a las entidades de la seguridad social, con el propósito de obtener cobertura o beneficios.
xix. Velar por la seguridad de los titulares y de SISTEMAS SENTRY S.A.S en relación con la recolección de datos biométricos como las grabaciones obtenidas por las cámaras de seguridad que se encuentran dentro de las instalaciones.
xx. Verificar la entrada de ingreso y de salida de las personas que se encuentran dentro de las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S con la recolección de los datos biométricos como huellas dactilares.
xxi. Eventualmente utilizará la información biométrica contenida en el registro de huella dactilar para el pago de horas extras y recargos laborales a los trabajadores.
xxii. Ejecutar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual, respecto de cualquier producto o servicio ofrecido por LA EMPRESA. que se halla o no adquirido o cualquier relación de negocios o comercial que tenga LA EMPRESA así como dar cumplimiento a las leyes colombianas y/o extranjeras y a las órdenes de autoridades judiciales administrativas.
xxiii. Mantener la base de datos de los clientes a los cuales se les ha prestado los servicios ofrecidos por LA EMPRESA., de acuerdo con las necesidades particulares de sus clientes, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
xxiv. Complementar la información y en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes de LA EMPRESA, y/o por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
xxv. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas o actividades de mercadeo, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por LA EMPRESA. y/o por terceros.
xxvi. Realizar invitaciones a eventos relacionados con los productos y servicios que ofrece LA EMPRESA
xxvii. Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, sobre los productos y servicios prestados por SISTEMAS SENTRY S.A.S
xxviii. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos, y certificaciones a los clientes y/o a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes
xxix. Verificar la información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante SISTEMAS SENTRY S.A.S
xxx. Procesos al interior de SISTEMAS SENTRY S.A.S., con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
xxxi. Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
xxxii. Adelantar campañas de actualización de datos.
xxxiii. El envío de las modificaciones a las Políticas, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.
xxxiv. Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones), para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo.
xxxv. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como a las políticas de SISTEMAS SENTRY S.A.S
10. HERRAMIENTAS, MEDIDAS DE SEGURIDAD PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS
10.1. HERRAMIENTAS Y MEDIDAS TECNOLÓGICAS PARA GARANTIZAR LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD Y PROTEGER LOS DATOS PERSONALES Y SENSIBLES:
SISTEMAS SENTRY S.A.S establece las siguientes herramientas para la protección de datos personales y sensibles:
• SISTEMAS SENTRY S.A.S garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
• SISTEMAS SENTRY S.A.S tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos en que un tercero tenga que acceder a los datos personales, SISTEMAS SENTRY S.A.S se cerciorará de que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
• SISTEMAS SENTRY S.A.S realizará controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• SISTEMAS SENTRY S.A.S almacenará los datos de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS. Solo podrán acceder los ENCARGADOS y RESPONSABLES del tratamiento de los datos,
• Es responsabilidad de los EMPLEADOS, PROVEEDORES y CONTRATISTAS que presten sus servicios a SISTEMAS SENTRY S.A.S reportar cualquier incidente de fuga de información, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS que se encuentren prestando sus servicios para SISTEMAS SENTRY S.A.S o que los prestaron.
• SISTEMAS SENTRY S.A.S para garantizar la protección de los datos personales de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS, adoptará todos los mecanismos que conlleven a la confidencialidad de la información, acogiendo modelos de seguridad para el archivo donde reposan los datos recolectados y los formatos establecidos para que LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS proporcionen su información personal, teniendo como herramienta para preservar y resguardar las bases de datos la restricción del acceso a dicho archivo por parte de terceros y personas no autorizadas, restricción que igualmente será implementada frente a la información que reposa en los medios tecnológicos con los que cuenta SISTEMAS SENTRY S.A.S.
• SISTEMAS SENTRY S.A.S formará y capacitará a los EMPLEADOS Y CONTRATISTAS Y/O PATROCINADORES, ALIADOS Y PROVEEDORES que se encuentre prestando sus servicios para SISTEMAS SENTRY S.A.S como complemento en la aplicación de estas Políticas.
• Los EMPLEADOS Y CONTRATISTAS Y/O PATROCINADORES, ALIADOS Y PROVEEDORES que presten sus servicios a SISTEMAS SENTRY S.A.S deberán identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, así como servicio al cliente deberán ejecutar los avisos de privacidad, los avisos en la página: www.sistemasentry.com.co, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue. 10.2. MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CUMPLIR LA
LEY SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS:
• RESPONSABLE: En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas dentro de SISTEMAS SENTRY S.A.S se designa a Servicio al cliente para que articule todas las acciones tendientes al efectivo cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales en SISTEMAS SENTRY S.A.S
• ENCARGADOS: Dentro de la estructura de SISTEMAS SENTRY S.A.S LOS PROVEEDORES, EMPLEADOS Y CONTRATISTAS que se encuentren prestando sus servicios para SISTEMAS SENTRY S.A.S serán los encargados de realizar el tratamiento de los datos personales, actuando bajo la instrucción del responsable delos datos.
• Es deber conocer esta política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento, situación que será verificada de manera periódica por SISTEMAS SENTRY S.A.S, SISTEMAS SENTRY S.A.S autorregulará los principios y las reglas consagradas en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, dirigidos específicamente a proteger el derecho de hábeas data que diligencien y suscriban el formato de consentimiento informado y sobre quienes se gestione información bien sea física o electrónica por parte de SISTEMAS SENTRY S.A.S relativa a simples datos personales o datos sensibles.
Servicio al cliente de SISTEMAS SENTRY S.A.S como responsable del cumplimiento de la Ley sobre la protección de bases de datos y sus Decretos Reglamentarios, basará su actuar de acuerdo con lo que se ha establecido dentro del acápite de esta política, titulado DEBERES.
11. MODIFICACIONES A DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales referidos a (i) la identificación de SISTEMAS SENTRY S.A.S o (ii) la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, que afecten el contenido de la autorización, estos serán puestos en conocimiento de los Titulares antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.
12. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA EMPRESA RESPECTO DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS
12.1 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
La presente actualización de las Políticas de Tratamiento y protección de datos personales de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS rigen a partir del 01/07/2021
