Políticas de Sistemas Sentry
Politica de Calidad
Sistemas Sentry S.A.S, empresa del sector tecnológico y de sistemas de información dedicada al diseño, comercialización, producción, instalación y soporte técnico de sistemas de despliegue multimedia que permiten maximizar las experiencias de los usuarios en salas de atención de nuestros Aliados Comerciales, memorables e impactantes.
Como compromiso queremos brindar a nuestros Aliados Comerciales servicios con los más altos estándares de calidad que satisfagan sus requerimientos, permitiendo la sostenibilidad con éxito en mercados cada vez más globalizados, competitivos, exigentes y cambiantes. Apoyándonos en un equipo de personas comprometidas con los objetivos organizacionales, poseedores de una gran calidad humana técnica y conceptual, fundamentada en el aprendizaje, innovación y la mejora continua.
En las reuniones que la Gerencia realiza con todo el personal, se refuerza el compromiso con la calidad, la seguridad y salud en el trabajo y el medio ambiente, invitando nuevamente a todos los integrantes a tomar conciencia de la contribución que cada colaborador hace a la eficacia de todos los sistemas.
Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores y partes interesadas, debe ser publicada, socializada, implementada, revisada y actualizada anualmente o cuando las condiciones lo exijan.
Publíquese y cúmplase:
Darío Gómez Rendón
Representante Legal
Fecha de revisión
Medellín, 7 de marzo de 2025.
Política de tratamiento de la información personal
1. GENERALIDADES
NIT: 811007634-3 SISTEMAS SENTRY S.A.S
CRA. 63c # 42a-05
Medellin Antioquia
PBX: (574) 322 78-59 Ext:2110
TEL: 3137324847
2. GLOSARIO
El objetivo de este glosario es contar con una definicion de los principales terminos presentes en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 del ano 2013, y/o en las presentes politicas, puntualizando de forma muy clara el significado de ellos:
AUTORIZACION: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
BASE DE DATOS: Es el conjunto o coleccion de informacion organizada de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o juridica, publica o privada que por si misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la Persona natural o juridica de naturaleza publica o privada, que actuando por ella misma o juntamente con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos del presente documento se entiende como responsable del Tratamiento SISTEMAS SENTRY S.A.S
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier actividad, operacion o conjunto de trabajos realizados sobre datos personales tales como la recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicacion verbal o escrita generada por el responsable para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las politicas de tratamiento de informacion.
DATO PUBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos publicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesion u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor publico. Por su naturaleza, los datos publicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros publicos, documentos publicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no esten sometidas a reserva.
DATO SEMIPRIVADO: son los datos que no tienen naturaleza intima, reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgacion puede interesar ni solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
DATO PRIVADO: es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar su discriminacion, asi como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biometricos.
3. OBJETIVOS DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS
En este manual o documento de politicas de tratamiento de datos personales encontraran los lineamientos legales bajo los cuales SISTEMAS SENTRY S.A.S realiza el tratamiento de sus datos e informacion personal, las finalidades, sus derechos, asi como los procedimientos establecidos para el ejercicio de tales derechos ante SISTEMAS SENTRY S.A.S
4. AMBITO DE APLICACION
La politica de tratamiento establecida en el presente manual o documento cobijara los datos personales, informacion y archivos registrados en las Bases de Datos, susceptibles de tratamiento, en virtud de las relaciones de servicios, contractuales, comerciales y laborales sostenidas o que se hayan sostenido entre estos SISTEMAS SENTRY S.A.S con el fin de gestionar dichas relaciones de servicio, laborales o contractuales, entre otros fines descritos en estas politicas de tratamiento.
Esta politica es de obligatorio cumplimiento para SISTEMAS SENTRY S.A.S
4.1. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACION
Entrega de informacion requerida por una entidad publica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Tratamiento de Datos de naturaleza publica.
Casos de urgencia medica o sanitaria.
Tratamiento de informacion autorizado por la ley para fines historicos, estadisticos o cientificos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios.
4.2. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION O SUPRESION DE LA INFORMACION
LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS podran revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, para ello SISTEMAS SENTRY S.A.S pondra a disposicion de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS el correo electronico info@sistemasentry.com.co
Si vencido el termino legal respectivo, SISTEMAS SENTRY S.A.S no hubiera eliminado los datos personales, LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS tendran derecho a solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio que se ordene la revocatoria de la autorizacion y/o la supresion de los datos personales. Para estos efectos se aplicara el procedimiento descrito en el articulo 22 de la Ley 1581 de 2012.
A pesar de lo anterior y de acuerdo con la declaracion efectuada por LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS en el formato de consentimiento informado de SISTEMAS SENTRY S.A.S no habra lugar a la supresion total o parcial de los datos administrados SISTEMAS SENTRY S.A.S ni a la revocacion de la autorizacion contenida en dicho documento mientras exista una relacion de servicio, contractual o laboral entre LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S.
4.3. AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS DE LA EMPRESA
El Tratamiento de los datos sensibles de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS esta prohibido, a excepcion de los casos expresamente senalados.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, deberan cumplirse las siguientes obligaciones:
1. Informar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS que por tratarse de datos sensibles no estan obligados a autorizar su Tratamiento.
2. Informar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S de forma explicita y previa, ademas de los requisitos generales de la autorizacion para la recoleccion de cualquier tipo de dato personal, cuales de los datos que seran objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, asi como obtener su consentimiento expreso.
SISTEMAS SENTRY S.A.S no podra condicionarse ninguna actividad al hecho de suministren datos personales sensibles.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
5.1. PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS
Los derechos de los Titulares de la informacion, podran ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular, quien debera acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposicion el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberan acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditacion de la representacion o apoderamiento.
Por estipulacion a favor de otro o para otro.
En caso de ninos, ninas y adolescentes, por las personas que esten autorizadas para representarlos.
5.2. RELACION DE DERECHOS DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS DE LA EMPRESA
Sin perjuicio de lo establecido en la ley, LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS contaran con los siguientes derechos:
LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS como titulares de la informacion podran conocer o acceder a los datos personales que esten bajo el control de SISTEMAS SENTRY S.A.S cuando actue como responsable de la informacion, y ejercer sus derechos sobre los mismos, tales como, actualizacion o rectificacion de los datos contenidos en las bases de datos, de tal manera que satisfaga los propositos del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorizacion otorgada a SISTEMAS SENTRY S.A.S cuando dicha autorizacion sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por SISTEMAS SENTRY S.A.S previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Podran acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas por violacion de las normas sobre tratamiento de datos personales. LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS deben tener en cuenta que solo se podra elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el tramite de consulta o reclamo ante SISTEMAS SENTRY S.A.S.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas o reclamos por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demas normas que la modifiquen, adicionen o complementen, sin que dichas quejas, reclamos o infracciones sean puestos al publico.
Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales.
LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS como titulares podran consultar de forma gratuita sus datos personales, acudiendo sin limitacion alguna ante la persona o area designada por SISTEMAS SENTRY S.A.S para asumir dicha funcion.
5.3. CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
CONSULTAS: LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS o sus causahabientes podran consultar la informacion personal de estos, que repose en SISTEMAS SENTRY S.A.S la cual podra realizarse via telefonica o via presencial, acogiendose en todo caso a los terminos otorgados por la Ley 1581 de 2012 para ser atendida dicha consulta, esto es, diez (10) dias habiles, termino en el que si no es posible dar respuesta, se le debera comunicar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S su causahabiente o persona autorizada, dando respuesta en todo caso dentro de los cinco (5) dias habiles adicionales.
RECLAMOS: LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS como Titulares de la informacion, sus causahabientes o demas personas autorizadas, cuando consideren que la informacion contenida en la base de datos debe ser objeto de correccion, actualizacion o supresion, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podran presentar un reclamo ante SISTEMAS SENTRY S.A.S cuando actue como Responsable del Tratamiento, el cual sera tramitado bajo las siguientes reglas:
a. El reclamo se formulara mediante solicitud dirigida a SISTEMAS SENTRY S.A.S mediante el correo electronico info@sistemasentry.com.co, con la identificacion de los datos del titular y se acompanara de los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerira al titular para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) dias siguientes, pero si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el interesado no subsana las deficiencias, se entendera que desiste del reclamo.
En caso de que SISTEMAS SENTRY S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dara traslado a quien corresponda e informara de la situacion al titular en un termino maximo de dos (2) dias habiles.
b. SISTEMAS SENTRY S.A.S dara respuesta oportuna al titular atendiendo de fondo el reclamo de este ultimo dentro de los dos (2) dias habiles siguientes a la recepcion del correo electronico contentivo del reclamo.
c. El termino maximo para atender el reclamo sera de quince (15) dias habiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de su recibo del reclamo por parte del titular, si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se le informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que seatendera su reclamo, la cual en ningun caso podra superar los ocho (8) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.
PETICIONES: SISTEMAS SENTRY S.A.S rectificara y actualizara, a solicitud de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S la informacion de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los terminos antes senalados, para lo cual el interesado allegara la solicitud al correo electronico info@sistemasentry.com.co y aportara la documentacion que soporte su peticion.
Cuando la solicitud sea para suprimir Datos Personales, esta sera atendida siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a SISTEMAS SENTRY S.A.S para continuar con el Tratamiento directamente.
5.4. AREAS DESIGNADAS PARA LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS
LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS de SISTEMAS SENTRY S.A.S sus causahabientes o demas personas autorizadas, cuando consideren que la informacion contenida en la base de datos debe ser objeto de correccion, actualizacion o supresion, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podran ejercer sus derechos y presentar un reclamo ante SISTEMAS SENTRY S.A.S a traves del area de Administracion, mediante el correo electronico info@sistemasentry.com.co, o derecho de peticion radicado en la direccion que aparece en las presentes politicas de privacidad.
6. DEBERES
6.1. DEBERES DE LA EMPRESA CUANDO ACTUE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Cuando SISTEMAS SENTRY S.A.S actue como responsable del Tratamiento debera cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demas disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar en el archivo virtual de SISTEMAS SENTRY S.A.S copia de la respectiva autorizacion otorgada por LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.
c) Informar debidamente a LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS sobre la finalidad de la recoleccion y los derechos que le asisten por virtud de la autorizacion otorgada.
d) Conservar la informacion bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteracion, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la informacion que se suministre al Encargado del Tratamiento (de existir) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la informacion, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS. Adicionalmente, se deberan implementar todas las medidas necesarias para que la informacion se mantenga actualizada.
g) Rectificar la informacion cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, de existir.
h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento (de existir), el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informacion de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los terminos senalados en la Ley 1581 de 2012.
j) Informar a solicitud de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS sobre el uso dado a sus datos.
k) Informar a la autoridad de proteccion de datos cuando se presenten violaciones a los codigos de seguridad y existan riesgos en la administracion de la informacion de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. TRATAMIENTO Y DATOS RECOLECTADOS
7.1. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y DATOS RECOLECTADOS
El tratamiento para los datos personales de todos LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS estara enmarcado en lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, teniendo en cuenta el desarrollo de la vision y mision de SISTEMAS SENTRY S.A.S como sociedad dedicada a Actividades de desarrollo de sistemas informaticos (planificacion, analisis, diseno, programacion, pruebas). Los datos que a continuacion se enuncian son meramente enunciativos y no taxativos:
En cuanto a CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, CONTRATISTAS Y TERCEROS, la sociedad SISTEMAS SENTRY S.A.S les podra solicitar datos tales como nombre completo, apellidos, o razon social, numero del documento de identidad, domicilio, cargo, constancia de pago de aportes al sistema de seguridad social, certificados bancarios, direccion, telefonos, correo electronico, numero de cuenta bancaria, RUT, tipo de cuenta y banco.
En cuanto a los EMPLEADOS, SISTEMAS SENTRY S.A.S les solicitara datos tales como nombre completo, hoja de vida, edad, fecha de nacimiento, numero de cedula de ciudadania, domicilio, direcciones de ubicacion, numeros telefonicos, correos electronicos, grado de escolaridad, numero de cuenta bancaria, nombre de las entidades de la seguridad social a las cuales se encuentra afiliado, certificados laborales, certificado de afiliaciones al sistema de seguridad social, certificado de ARL.
DATOS DE NAVEGACION EN LA RED: En nuestros portales web se utilizan cookies propias y de terceros con la finalidad elaborar informacion estadistica, asi como para mejorar los servicios ofrecidos al usuario entregandole informacion conforme con sus preferencias, tras determinar grupos de interes con base en el analisis de sus habitos de navegacion. Esto permite personalizar el contenido y mejorar la experiencia del cliente en su relacionamiento con la compania. Los datos que sean recolectados a traves de las cookies seran tratados conforme con la normatividad vigente y la presente Politica de Privacidad.
7.2. RECOLECCION DE DATOS SENSIBLES - DATOS BIOMETRICOS
En las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S existen camaras de seguridad o de video vigilancia con el proposito de velar por la seguridad de la empresa, de sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, deudores, acreedores, terceros, por lo que, cuando los titulares se encuentren dentro de las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S podran estar permanentemente grabados advirtiendo que dichas camaras de seguridad no estan o estaran instaladas en lugares que afecten la privacidad y la dignidad humana de los titulares.
Adicionalmente se recolectaran datos biometricos como huellas dactilares, para el ingreso y salida de las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S atendiendo a las necesidades de llevar controles de ingreso y salida por parte de los empleados, contratistas, proveedores, y terceros, temas relacionados con estadisticas y el departamento de calidad. Ademas, en relacion con los empleados podra utilizarse dicha informacion para el control de horas extras laboradas, pago de recargos salariales.
Las grabaciones y las huellas dactilares solo podran ser consultadas por personal Autorizado directamente por el area de Servicio al cliente. En todo caso SISTEMAS SENTRY S.A.Satendera los requerimientos que realice el Titular de los datos biometricos sobre el tratamiento que se le estan dando a los mismos.
Se aclara que es caracter facultativo del titular autorizar el tratamiento de datos personales de caracter sensible, en este caso biometricos, asi como lo establece la legislacion colombiana.
SISTEMAS SENTRY S.A.S aplicara las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su Autorizacion explicita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacion.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interes vital del Titular y este se encuentre fisica o juridicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberan otorgar su autorizacion.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantias por parte de una fundacion, ONG, asociacion o cualquier otro organismo sin animo de lucro, cuya finalidad sea politica, filosofica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razon de su finalidad. En estos eventos, los Datos Personales no se podran suministrar a terceros sin la autorizacion del Titular.
d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad historica, estadistica o cientifica. En este evento deberan adoptarse las medidas conducentes a la supresion de identidad de los Titulares.
8. DATOS PERSONALES DE LOS NINOS, NINAS Y ADOLESCENTES
8.1. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NINOS, NINAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de ninos, ninas y adolescentes esta prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza publica, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parametros y/o requisitos:
a) que respondan y respeten el interes superior de los ninos, ninas y adolescentes.
b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) valorar de la opinion del menor cuando este cuente con la madurez, autonomia y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante de los ninos, ninas o adolescentes podra otorgar la autorizacion, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinion que sera valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomia y capacidad para entender el asunto.
9. FINALIDAD DE LA INFORMACION PERSONAL RECOLECTADA Y TRATADA POR LA EMPRESA
i. Facilitar la ejecucion de las labores de compra, venta y/o servicios contratados.
ii. Registro, uso y almacenamiento en bases de datos de SISTEMAS SENTRY S.A.S.
iii. Envio de informacion en relacion con la compra, venta y/o servicios contratados.
iv. Cualquier tipo de comunicacion encaminada al fortalecimiento de las relaciones con sus clientes.
v. La evaluacion del servicio al cliente y la invitacion a eventos organizados o patrocinados.
vi. La ejecucion de labores de servicio al cliente y mercadeo.
vii. La ejecucion de las relaciones contractuales con proveedores.
viii. La verificacion de saldos con acreedores.
ix. La verificacion de obligaciones pendientes de sus deudores.
x. Registro de informacion de clientes, proveedores y contratistas.
xi. La ejecucion de contratos laborales cesados, actuales o futuros.
xii. El registro de informacion de los empleados y contratistas que prestan servicios a SISTEMAS SENTRY S.A.S o sus familiares.
xiii. La realizacion de procesos de seleccion de personal.
xiv. El suministro de informacion relacionada con los derechos de los accionistas de SISTEMAS SENTRY S.A.S.
xv. La atencion de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de ordenes judiciales y/o legales.
xvi. Para contactar a personas naturales con quien SISTEMAS SENTRY S.A.S tenga o haya tenido relacion tales como trabajadores y sus familiares, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores de conformidad con las finalidades establecidas en este documento.
xvii. En general para las actividades de SISTEMAS SENTRY S.A.S en desarrollo de su objeto social.
xviii. Cuando SISTEMAS SENTRY S.A.S actue en calidad de empleador, podra suministrar sus datos personales a las entidades de la seguridad social, con el proposito de obtener cobertura o beneficios.
xix. Velar por la seguridad de los titulares y de SISTEMAS SENTRY S.A.S en relacion con la recoleccion de datos biometricos como las grabaciones obtenidas por las camaras de seguridad que se encuentran dentro de las instalaciones.
xx. Verificar la entrada de ingreso y de salida de las personas que se encuentran dentro de las instalaciones de SISTEMAS SENTRY S.A.S con la recoleccion de los datos biometricos como huellas dactilares.
xxi. Eventualmente utilizara la informacion biometrica contenida en el registro de huella dactilar para el pago de horas extras y recargos laborales a los trabajadores.
xxii. Ejecutar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual, respecto de cualquier producto o servicio ofrecido por LA EMPRESA, que se halla o no adquirido o cualquier relacion de negocios o comercial que tenga LA EMPRESA asi como dar cumplimiento a las leyes colombianas y/o extranjeras y a las ordenes de autoridades judiciales administrativas.
xxiii. Mantener la base de datos de los clientes a los cuales se les ha prestado los servicios ofrecidos por LA EMPRESA, de acuerdo con las necesidades particulares de sus clientes, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
xxiv. Complementar la informacion y en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes de LA EMPRESA, y/o por terceros, y direccionarlas a las areas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
xxv. Enviar al correo fisico, electronico, celular o dispositivo movil, via mensajes de texto o a traves de cualquier otro medio analogo y/o digital de comunicacion creado o por crearse, informacion comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campanas o actividades de mercadeo, promociones o concursos de caracter comercial o publicitario, adelantados por LA EMPRESA y/o por terceros.
xxvi. Realizar invitaciones a eventos relacionados con los productos y servicios que ofrece LA EMPRESA.
xxvii. Elaborar estudios, estadisticas, encuestas, analisis de tendencias del mercado, sobre los productos y servicios prestados por SISTEMAS SENTRY S.A.S.
xxviii. La transmision de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos, y certificaciones a los clientes y/o a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
xxix. Verificar la informacion juridica, financiera y tecnica en procesos contractuales que adelante SISTEMAS SENTRY S.A.S.
xxx. Procesos al interior de SISTEMAS SENTRY S.A.S., con fines de desarrollo operativo y/o de administracion de sistemas.
xxxi. Realizar el analisis para el control y la prevencion del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de informacion de riesgos financieros.
xxxii. Adelantar campanas de actualizacion de datos.
xxxiii. El envio de las modificaciones a las Politicas, asi como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.
xxxiv. Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, paginas web, aplicaciones), para realizar una asesoria integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y habitos de consumo.
xxxv. Las demas finalidades que determinen los responsables en procesos de obtencion de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, asi como a las politicas de SISTEMAS SENTRY S.A.S.
10. HERRAMIENTAS, MEDIDAS DE SEGURIDAD PROTECCION DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS
10.1. HERRAMIENTAS Y MEDIDAS TECNOLOGICAS PARA GARANTIZAR LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD Y PROTEGER LOS DATOS PERSONALES Y SENSIBLES
SISTEMAS SENTRY S.A.S establece las siguientes herramientas para la proteccion de datos personales y sensibles:
SISTEMAS SENTRY S.A.S garantizara la autenticidad, confidencialidad e integridad de la informacion.
SISTEMAS SENTRY S.A.S tomara todas las medidas tecnicas necesarias para garantizar la proteccion de las bases de datos existentes. En los casos en que un tercero tenga que acceder a los datos personales, SISTEMAS SENTRY S.A.S se cerciorara de que tanto la disponibilidad de la informacion como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
SISTEMAS SENTRY S.A.S realizara controles de manera periodica para garantizar la correcta implementacion de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
SISTEMAS SENTRY S.A.S almacenara los datos de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS. Solo podran acceder los ENCARGADOS y RESPONSABLES del tratamiento de los datos.
Es responsabilidad de los EMPLEADOS, PROVEEDORES y CONTRATISTAS que presten sus servicios a SISTEMAS SENTRY S.A.S reportar cualquier incidente de fuga de informacion, violacion de datos personales, comercializacion de datos, uso de datos personales de ninos, ninas o adolescentes, suplantacion de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS que se encuentren prestando sus servicios para SISTEMAS SENTRY S.A.S o que los prestaron.
SISTEMAS SENTRY S.A.S para garantizar la proteccion de los datos personales de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS, adoptara todos los mecanismos que conlleven a la confidencialidad de la informacion, acogiendo modelos de seguridad para el archivo donde reposan los datos recolectados y los formatos establecidos para que LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS proporcionen su informacion personal, teniendo como herramienta para preservar y resguardar las bases de datos la restriccion del acceso a dicho archivo por parte de terceros y personas no autorizadas, restriccion que igualmente sera implementada frente a la informacion que reposa en los medios tecnologicos con los que cuenta SISTEMAS SENTRY S.A.S.
SISTEMAS SENTRY S.A.S formara y capacitara a los EMPLEADOS Y CONTRATISTAS Y/O PATROCINADORES, ALIADOS Y PROVEEDORES que se encuentre prestando sus servicios para SISTEMAS SENTRY S.A.S como complemento en la aplicacion de estas Politicas.
Los EMPLEADOS Y CONTRATISTAS Y/O PATROCINADORES, ALIADOS Y PROVEEDORES que presten sus servicios a SISTEMAS SENTRY S.A.S deberan identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, asi como servicio al cliente deberan ejecutar los avisos de privacidad, los avisos en la pagina https://www.sistemasentry.com.co, las campanas de sensibilizacion, las leyendas de reclamo y demas procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demas normativa que la complemente, modifique o derogue.
10.2. MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CUMPLIR LA LEY SOBRE PROTECCION DE DATOS
RESPONSABLE: En cumplimiento del deber legal consagrado en el articulo 17 de la Ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas dentro de SISTEMAS SENTRY S.A.S se designa a Servicio al cliente para que articule todas las acciones tendientes al efectivo cumplimiento de la Politica de Proteccion de Datos Personales en SISTEMAS SENTRY S.A.S.
ENCARGADOS: Dentro de la estructura de SISTEMAS SENTRY S.A.S LOS PROVEEDORES, EMPLEADOS Y CONTRATISTAS que se encuentren prestando sus servicios para SISTEMAS SENTRY S.A.S seran los encargados de realizar el tratamiento de los datos personales, actuando bajo la instruccion del responsable de los datos.
Es deber conocer esta politica y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementacion y mantenimiento, situacion que sera verificada de manera periodica por SISTEMAS SENTRY S.A.S.
SISTEMAS SENTRY S.A.S autorregulara los principios y las reglas consagradas en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, dirigidos especificamente a proteger el derecho de habeas data que diligencien y suscriban el formato de consentimiento informado y sobre quienes se gestione informacion bien sea fisica o electronica por parte de SISTEMAS SENTRY S.A.S relativa a simples datos personales o datos sensibles.
Servicio al cliente de SISTEMAS SENTRY S.A.S como responsable del cumplimiento de la Ley sobre la proteccion de bases de datos y sus Decretos Reglamentarios, basara su actuar de acuerdo con lo que se ha establecido dentro del acapite de esta politica, titulado DEBERES.
11. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Politica de Tratamiento de Datos Personales referidos a (i) la identificacion de SISTEMAS SENTRY S.A.S o (ii) la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, que afecten el contenido de la autorizacion, estos seran puestos en conocimiento de los Titulares antes o a mas tardar al momento de implementar las nuevas politicas.
12. VIGENCIA DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE LA EMPRESA RESPECTO DE LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS
12.1. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES
La presente actualizacion de las Politicas de Tratamiento y proteccion de datos personales de LOS CLIENTES, PROVEEDORES, ACCIONISTAS, ACREEDORES, DEUDORES, EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS rigen a partir del 01/07/2021.
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL
DARIO GOMEZ RENDON.